Rabu 21 Mei 2014 sejumlah 58
Mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran Angkatan 2011 beserta dua dosen
pendamping, Bapak Marimin dan Ibu Ismiyati berkunjung ke Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Rombongan diterima oleh Ibu Retno
Puspitasari Kepala Sub Bidang Layanan sekitar pukul 08.30 WIB
Tujuan dari kunjungan ini
adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang Struktur Organisasi Badan Arpus
Jateng, Pengelolaan Arsip sejak arsip tercipta, penyimpanan, penemuan kembali
dan penyusutan serta Program Kegiatan Badan Arpus. Selain pengetahuan juga
untuk menambah wawasan serta pengalaman mahasiswa secara langsung dan
membandingkan antara teori dan praktik.
Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah adalah Lembaga Kearsipan yang berada dibawah pemerintahan
provinsi Jawa Tengah setingkat badan
dengan pimpinan Eselon II. Masing-masing Kabupaten/Kota memiliki lembaga
kearsipan dibawah pemerintahan kabupaten/kota itu sendiri setingkat kantor
dengan pimpinan Eselon III.
Badan Arpus Jateng memiliki
Visi: “Arsip Dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Dan Ilmu Pengetahuan
Yang Berkualitas Dan Berdaya Saing”. Ibu Retno memaparkan ada beberapa kendala
dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan, yaitu:
1. Dukungan Kebijakan Belum
Maksimal
Banyak pimpinan instansi belum menyadari bahwa arsip sangat penting untuk
dikelola. Padahal untuk pengelolaan arsip membutuhkan anggaran. Tetapi pimpinan
belum berpihak untuk
2. Sumber Daya Aparatur masih
terbatas
20 fungsional arsiparis di Badan Arsip masih dirasa kurang karena banyak
pembinaan di kabupaten dan SKPD, mengelola arsip dan pelaksanaan bimbingan
teknis. Di tingkat SKPD hanya ada 2 instansi yang mempunyai fungsional
arsiparis yaitu dinas transmigrasi dan bappeda. Sedangkan lainnya hanya
memperkerjakan tenaga kearsipan yang bukan berlatar belakang pendidikan bidang
kearsipan.
3. Pengelolaan belum memadai
Hampir di semua kantor pengelolaan arsip nya dikatakan buruk, tidak hanya
di Jawa Tengah. Hal ini karena masih minimnya kesadaran pentingnya penataan
arsip dengan baik dan benar. Seorang
tokoh dunia mengatakan bahwa indikator kemajuan negara juga bisa dilihat dari
sisi pengelolaan arsipnya. Setiap individu pasti menghasilkan arsip mulai dari
lahir sampai meninggal
4. Kesadaran masih rendah
Kesadaran pentingnya pengelolaan arsip di Indonesia tergolong masih rendah
dibandingkan dengan negara maju.
5. Sarpras masih minim
Terkadang masih banyak kantor yang masih minim sarpras kearsipan sehingga
tidak mendukung penyelenggaraannya.
Beberapa produk hukum yang
mengatur tentang Kearsipan yaitu:
1) UU No. 43 Th 2009 tentang
Kearsipan
2) UU No. 43 Th 2007 tentang
Perpustakaan
3) PP No. 28 Th 2012 tentang
Pelaksanaan UU No. 43 Th 2009 tentang Kearsipan
4) Peraturan Ka. ANRI No. 8 Th
2009 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Prov Jateng
5) Perda Prov Jateng No. 7 Th
2008 ttg Organisasi dan Tata Kerja
6) Per. Gub. Jateng No. 87Th
2008 ttg Penjabaran Tupoksi Barpus Prov Jateng
7) Instruksi Gub Jateng No.
045/20920/2007 ttg Pelaksanaan Tertib Arsip di Lingkungan Pem Prov Jateng
8) Pergub Jateng ttg
Standardisasi Biaya Kegiatan dan Honorarium, biaya pemeliharaan dan
standardisasi harga pengadaan barang/ jasa Kebutuhan PemProv Jateng
9) Perda Prov Jateng No. 1 Th 2014 ttg Penyelenggaraan
Kurang lebih ada 13 pedoman teknis
kearsipan yang telah dibuat Badan Arsip Jateng. Berdasarkan peraturan tersebut
diatas dibuat program kerja sebanyak 11 program kerja yang meliputi 4 program
kesekretariatan, 4 program urusan kearsipan dan 3 program urusan perpustakaan.
4 Program Kearsipan yaitu:
1) Program perbaikan sistem
administrasi kearsipan
2) Program penyelamatan dan
pelestarian dokumen/arsip daerah
3) Program pemasyarakatan
kearsipan kepada masyarakat
4) Program peningkatan kualitas
pelayanan informasi
3 Program Perpustakaan:
1) Program pengembangan budaya
baca
2) Program pembinaan dan
peningkatan kapasitas perpustakaan
3) Program penyelematan dan
pelestarian koleksi perpustakaan
Berdasarkan program-program
tersebut kemudian di-breakdown menjadi
60 kegiatan, 26 kegiatan kesekretariatan, 15 kegiatan kearsipan dan 19 kegiatan
perpustakaan. Adapun 15 kegiatan kearsipan
itu sendiri meliputi: pembenahan arsip, pedoman arsip, pembinaan arsip, Sistem
Jaringan Informasi Kearsipan (SJIK) Arsip, Sumber Daya Aparatur Arsip, Evaluasi
Arsip, Akuisisi Arsip, Kerjasama Arsip, Program Arsip Vital, Kualitas
Informasi, Penyimpanan Arsip, SarPras Arsip, Digitalisasi Arsip, Pameran Arsip
dan Layanan Informasi Arsip.
Dalam melaksanakan tugas,
Bapusip Jateng didukung SDM dengan PNS sejumlah 188 orang PNS (per 1 April
2014). Terdiri dari 25 orang Pejabat Struktural, 20 orang Arsiparis, 28
Pustakawan dan 116 Staf Umum. Bapusip Jateng dipimpin oleh
seorang kepala badan eselon II, dibawahnya ada 7 eselon III terdiri dari 1
sekretaris, 5 kepala bidang dan 1 kepala Unit Pelaksana Teknis. Dari
masing-masing eselon III terdiri dari 2 eselon IV kecuali untuk sekretariat dan
UPT. 5 bidang tersebut adalah Bidang Pembinaan dan Pengawasan, Bidang Akuisisi dan Pengolahan, Bidang
Pelestarian dan Preservasi, Bidang Layanan dan Kemasyarakatan, Bidang
Pengembangan dan Hubungan antar Lembaga.
Terkait dengan Sarpras
Kearsipan di Bapusip, ada 4 gedung, yaitu Gedung A, B, C dan D. Gedung A merupakan gedung perkantoran,
gedung B ruang simpan arsip statis. Di lantai 1 terdapat Cool Room yaitu Ruang
simpan yang suhunya dibawah 15 derajat untuk menyimpan arsip audio visual.
Masing-masing jenis arsip harus disesuaikan suhunya. Gedung C untuk menyimpan
arsip Inaktif dari SKPD se provinsi Jawa Tengah.
Sarpras penyimpanan yang
digunakan adalah Roll O Pact dan Vertical Filing Cab untuk menyimpan peta.
Arsip tekstual ada sekitar 65.000 box. Arsip non tekstual, video, film, micro
film, dan gambar kearsitekturan. Arsip tertua tercipta tahun 1850 adalah arsip
tertua dari karesidenan Semarang arsip dari Twede Water Staat (Pekerjaan Umum
zaman Belanda) yang berisi tentang pembangunan infrastruktur di Jawa Tengah
pada abad itu. Istimewanya arsip peninggalan Belanda lengkap, misalnya berkas
Pembangunan itu dibahas dari anggaran, gambar teknik sampai dengan alasan
mengapa dibangun ditempat itu dan AMDAL nya.
Adapun asal arsip adalah dari
berbagai instansi SKPD di Prov Jateng, LP seluruh Jawa Tengah, Eks-Departemen
Penerangan, Eks-Dep Transmigrasi se Jateng, Pabrik Gula di Jateng dan arsip
perorangan seperti tokoh budayawan Gesang dan Waljinah. Tidak hanya tokoh
budayawan juga tokoh sejarah yang berjasa untuk bangsa Indonesia. Badan Arsip Jateng mendapat prestasi sebagai
lembaga kearsipan provinsi terbaik dan terakreditasi A se Indonesia pada tahun
2013.
Sesi tanya Jawab, pertanyaan
pertama dari Ana Khalida Khasanah, menanyakan tentang E-Arsip. Menurut Ibu
Retno, istilah E-Arsip kurang tepat, lebih tepatnya adalah otomasi kearsipan
atau komputerisasi, dalam lingkup Badan Arsip Jateng menggunakan SJIK yaitu
pengelolaannya berbasis komputer. Jadi untuk surat masuk di Badan Arpus Jateng
langsung input di website internal jadi kemudian diprint dan
diedarkan. Untuk program lebih lanjut, Arpus merencanakan untuk lebih
paperless, artinya surat yang diterima discan terlebih dahulu untuk diteruskan
kepada pimpinan, dan untuk disposisi dan tindak lanjut menggunakan surat yang
sudah discan tadi. Selain itu dalam layanan pencarian arsip juga sudah
menerapkan otomasi. E-Arsip merujuk pada digitalisasi arsip artinya untuk
membaca membutuhkan alat elektronik untuk membaca.Kegiatan Pameran biasanya
bekerjasama dengan museum atau lembaga kearsipan kabupaten untuk menjalankan
program sadar arsip melalui mobil sadar arsip dengan memutar film tentang
kearsipan dan bagaimana mengelola arsip baik secara manual maupun digitalisasi.
Pertanyaan kedua dari Amin
Wasono dalam hal pemusnahan arsip. Dalam pemusnahan arsip harus sesuai dengan
pedoman, undang-undang, PP yang sesuai prosedur. Dalam pemusnahan harus
dilakukan penilaian dulu mulai dari melihat jadwal retensi arsip, hasil
penilaian diajukan kepada instansi terkait, apakah disetujui untuk dihapuskan
atau tidak, jika setuju dihapus maka ditentukan harinya dan disiapkan berita
acaranya dengan disaksikan perwakilan dari instansi terkait. Adapun cara
pemusnahannya bisa dengan dibakar atau dicacah. Dicacah dengan bantuan
perusahaan kertas. Untuk arsip yang
usianya lebih dari 10 tahun harus mendapat persetujuan dari ANRI, jika ada
kaitannya dengan kepegawaian harus disetujui BKN , misal terkait keuangan
berarti harus mendapat persetujuan BPK. Tujuan pencacahan adalah untuk
menghilangkan informasi. Hasil penjualan pencacahan uangnya masuk ke kas
daerah.
Pertanyaan ketiga dari Aan
Ikhsananato, Badan Arsip bekerjasama dengan perguruan tinggi seperti Undip,
Unhas, UGM untuk SDM D3 Kearsipan dan LAN untuk S1. Untuk non formalnya, diklat
dilakukan kepada pegawai berupa bimbingan teknis tentang kearsipan. Terkait
dengan kearsipan desa ada program Arsip masuk Desa, dengan melakukan bimbingan
teknis untuk sekretaris desa, membantu sarpras kearsipan untuk desa. Untuk
peminjaman arsip, tidak boleh dibawa pulang, ada ruang baca, dibolehkan selama
3 hari. Jasa fotocopy dan scan untuk mahasiswa Rp 500 per lembar, peneliti
umum Rp 1500 peneliti asing Rp 3000
karena arsip yang disimpan hanya ada di Badan Arsip dan terkait dengan biaya
perawatan arsip cukup mahal.
Setelah mendapatkan materi
profil Badan Arsip dan Perpustakaan Jawa Tengah, rombongan berkeliling dengan
didampingi oleh Fungsional Arsiparis, Ibu Yayuk dan satu orang fungsional
arsiparis menuju Ruang Pemutaran Video
Ruang penerimaan surat, Ruang unit kearsipan utama, ruang simpan arsip, ruang
pameran arsip dan ruang visualisasi arsip.
Pengurusan surat menggunakan
asas satu pintu sentralistik. Khusus untuk surat masuk dengan aplikasi sistem
kearsipan dinamis. Tetapi surat keluar masih menggunakan kartu kendali dan buku
agenda. Kode klasifikasi disesuaikan dengan pedoman kode klasifikasi yang telah
ditentukan. Kartu kendali yang digunakan ada 3 warna, putih, kuning dan merah.
Putih sebagai pengganti surat disimpan di unit kearsipan, karena surat asli
diberikan kepada unit pengolah bersangkutan, kartu kendali merah selalu
mengikuti surat. Kuning sebagai pengganti buku ekspedisi, larinya kemana surat
tersebut diketahui dari kartu kendali kuning. Jadi unit kearsipan menyimpan
kartu kendali putih dan kuning.
Secara umum isi dari video yang diputar memuat beberapa hal yaitu: mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar, pengendalian arsip dinamis (aktif), pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip statis dan pemusnahan arsip. Terakhir kali pesan penutup dari kunjungan ini adalah ARSIP “Amankan, Rawatlah, Simpanlah, Informasikan, Pemanfaatan”.
Semoga Bermanfaat :)
Anis Susanti
Tidak ada komentar:
Posting Komentar